1. Introducción

Last updated as of 28 March 2022 (v.202203.01)

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1.1 Declaración sobre la política

Guinness World Records («GWR») se compromete a garantizar en todos sus negocios globales las normas más estrictas de comportamiento ético hacia sus empleados, socios comerciales y el medioambiente.

GWR desarrolla su actividad de acuerdo con las disposiciones del presente Código de conducta para socios comerciales («el Código») y espera que todos sus socios comerciales cumplan los estándares del mismo, además de todas las leyes y normativas aplicables a nivel nacional e internacional.

Creemos que los principios descritos en el Código favorecen una visión a largo plazo de buenas prácticas comerciales, ayudan a crear un alto grado de confianza y establecen relaciones firmes y duraderas. Como resultado, nosotros mismos nos imponemos unas altas expectativas y pretendemos realizar nuestros negocios de forma honesta, abierta y ética.

1.2 Ámbito del Código

El compromiso de GWR con el Código se aplica a todas las áreas de sus negocios globales y a todos los socios comerciales (un «Socio comercial»).

A efectos del Código, un Socio comercial incluye a cualquier tercero que actúe para, en nombre de o en colaboración con cualquier empresa de GWR. Entre otros, se incluyen proveedores, impresores, licenciatarios, agentes, subcontratistas, representantes de ventas, asesores y autónomos de cualquier tipo. 

Al formalizar un acuerdo con GWR, los Socios comerciales aceptan los términos del Código.

1.3 Cumplimiento del Código

GWR exige que todos sus Socios comerciales cumplan las disposiciones de este Código, y se espera que cada Socio Comercial obtenga un acuerdo de cumplimiento similar respecto a las disposiciones del Código con sus propios socios comerciales.

GWR reconoce que, en algunos casos, es posible que sus Socios comerciales no puedan alcanzar inmediatamente el elevado grado de exigencia que se detalla en el Código. Cuando ese sea el caso, GWR está dispuesto a considerar establecer relaciones con Socios comerciales que hayan:

• aplicado procesos sólidos con la intención de aumentar su grado de exigencia en consonancia con el Código dentro de un plazo acordado;
• demostrado un enfoque responsable y transparente respecto a sus prácticas laborales; o
• superado con éxito una auditoría o un proceso de verificación de acuerdo con los procedimientos de auditoría interna de GWR.

Si GWR considera que un Socio comercial no ha demostrado que cumpla con el Código, el Socio comercial debe tomar todas las medidas apropiadas que le solicite GWR para solucionar cualquiercuestión que sea motivo de preocupación.

En caso de que no se subsanen dichas cuestiones, GWR podrá tomar medidas adicionales, incluida laresolución del contrato.

2. Personas

3. Integridad empresarial

3.1 Cumplimiento de la ley

GWR es una auténtica empresa internacional y, por tanto, se compromete a cumplir con todas las leyes y normativas aplicables. Para garantizar una relación comercial transparente y fiable, también esperamos el mismo compromiso de nuestros Socios comerciales.

Todos los Socios comerciales deben conocer las leyes, normativas y directrices aplicables que sean relevantes a nivel local, nacional e internacional para sus respectivas actividades para, en colaboración con o en nombre de GWR.

Las leyes nacionales e internacionales regulan la importación, la exportación y el comercio interno de bienes y servicios y movimientos y pagos de capital. Nuestros Socios comerciales deben contar con procedimientos adecuados para garantizar que las transacciones con terceros no contravengan embargos económicos o normativas comerciales, controles de importación o exportación o normativas para combatir la financiación del terrorismo.

En determinados países o mercados, puede haber en vigor normas más estrictas que las descritas en el Código. En ese caso, se deben aplicar las normas más estrictas.

3.2 Lucha contra la corrupción, el soborno y el fraude

Desarrollar todas las actividades de GWR de forma honesta y ética forma parte de nuestra política. Tenemos una tolerancia cero ante el soborno, la corrupción y el fraude y estamos comprometidos a actuar de manera profesional, justa e íntegra en todos nuestros acuerdos y relaciones comerciales sin importar donde trabajemos.

La corrupción contradice el objetivo de hacer buenos negocios. Por «corrupción» nos referimos a un comportamiento fraudulento o falto de ética por parte de una persona a la que se le ha confiado un puesto de autoridad, normalmente para obtener un beneficio personal. La corrupción puede darse de cualquier forma, como el soborno y el fraude, entre otros. La corrupción daña la confianza que las partes interesadas depositan en GWR y en su marca. Es más, la corrupción debilita el estado de derecho, falsea los mercados y despoja a otras personas de sus derechos y recursos. GWR condena cualquier forma de corrupción, incluiosa la malversación, el robo, la apropiación indebida, la evasión de impuestos o el blanqueo de capitales.

En consecuencia, exigimos a nuestros Socios comerciales que cumplan con los siguientes principios:

• Nadie que actúe en nombre de GWR o con quien GWR mantenga una relación puede solicitar, ofrecer, pagar, aceptar ni recibir sobornos o realizar otras prácticas corruptas, ni de forma directa ni indirecta.
• No se permite ninguna forma de pago de facilitación.
• Los representantes de GWR no solicitan regalos ni atenciones y no se les permite aceptar ni ofrecer regalos ni atenciones a Socios comerciales o terceros.

Los Socios comerciales deben condenar cualquier forma de corrupción, soborno o fraude.

La confianza y la honestidad son las piedras angulares de la cultura de GWR; por tanto, nos reservamos el derecho de informarnos o investigar a cualquier Socio comercial si existen sospechas de cualquier forma de corrupción.

3.3 Prohibición del trabajo forzoso e infantil

Los Socios comerciales no deben emplear ninguna forma de trabajo forzoso, obligatorio ni involuntario.

Esta prohibición se aplica a todo trabajo o servicio solicitado a cualquier persona bajo amenaza de sanciones y para el que el inpiduo no se haya ofrecido voluntariamente, formas modernas de esclavitud y trata para explotación laboral.

También se les prohíbe a los Socios comerciales emplear cualquier forma de trabajo infantil.

El trabajo infantil se define de acuerdo con los Convenios 138 y 182 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y las leyes nacionales. Todos los trabajadores deben haber cumplido 15 años o la edad mínima legal para trabajar según la ley nacional (la que sea más alta).

3.4 Privacidad y protección de datos

Los Socios comerciales tienen la responsabilidad legal de proteger la privacidad de sus clientes, empleados y otras partes, y deben cumplir con todas las leyes y normas aplicables cuando recopilen,traten, transfieran o almacenen datos personales. En particular, los datos personales usados por los Socios comerciales deben ser:

• tratados de forma lícita, justa y transparente en relación con el interesado;
• recopilados con fines específicos, explícitos y legítimos y no tratados además de manera incompatible con dichos fines;
• adecuados, relevantes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que se tratan;
• precisos y, si fuese necesario, actualizados; se deben adoptar todas las medidas razonables para garantizar que los datos personales imprecisos, en lo referido a los fines para los que se tratan, sean eliminados o rectificados sin demora;
• almacenados de una forma que permita identificar a los interesados durante un plazo temporal que no se extienda más de lo necesario para cumplir el fin con el que se tratan los datos; y
• tratados de una manera que garantice una seguridad apropiada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento ilícito o no autorizado, contra pérdida, destrucción o daño accidental, utilizando las medidas técnicas u organizativas apropiadas.

3.5 Seguridad de la información

Los Socios comerciales solo deben usar la información que GWR les proporciona para cumplir sus obligaciones contractuales y la protegerán ante usos indebidos internos y externos aplicando las medidas de seguridad necesarias. En caso de que no se apliquen dichas medidas, pueden darse consecuencias significativamente perjudiciales, como ciberataques, pérdida de datos, infracción de propiedad intelectual o robo de identidad.

Los Socios comerciales no deben usar la información proporcionada por GWR con ningún fin personal o que sea inadecuado, falto de ética o ilegal.

Antes de que GWR otorgue acceso a sus sistemas o datos, los Socios comerciales están obligados a responder satisfactoriamente a un cuestionario sobre seguridad de la información.

GWR se reserva el derecho a denegar el acceso a sus sistemas a los potenciales Socios comerciales en caso de no estar satisfecho con la aplicación de las medidas de seguridad adecuadas.

3.6 Integridad financiera

Los Socios comerciales deben desarrollar su actividad, almacenar documentos y realizar informes financieros con integridad.

Las transacciones comerciales, los activos y los pasivos se registrarán de forma exacta y correcta, además de documentarse según los requisitos legales.

Todos los pagos y las transacciones deben seguir todas las leyes aplicables y políticas de contabilidad establecidas. Los Socios comerciales deben contar con procedimientos apropiados para detectar e informar sobre el blanqueo de capitales.

GWR se reserva el derecho a realizar verificaciones crediticias o a solicitar referencias de terceros para asegurarse de que sus Socios comerciales cumplen con los requisitos de integridad financiera.

3.7 Competencia leal

Los Socios comerciales deben cumplir con todas las leyes aplicables antimonopolio y en materia de competencia.

Como organizaciones éticas, nuestros Socios comerciales se comprometen a comportarse de forma abierta y justa al competir por los negocios de los clientes. No realizarán declaraciones falsas que denigren injustamente a la competencia ni interferirán de forma inadecuada en las relaciones comerciales de la competencia.

Los Socios comerciales no participarán ni tolerarán comportamientos contrarios a la competencia, incluida la celebración de acuerdos restrictivos con competidores, proveedores, distribuidores o clientes.

Estos acuerdos incluyen, entre otros, acuerdos de fijación de precios con competidores, cualquier forma de pisión de mercado o acuerdo de asignación, licitaciones fraudulentas o el intercambio ilegal de información competitivamente sensible con los competidores.

3.8 Protección de la propiedad intelectual

Como empresa cuya reputación se forja sobre la creación y protección de la propiedad intelectual («PI»), GWR entiende la crucial importancia la inversión en PI y su valor.

La propiedad intelectual cubre cualquier obra de creación intelectual, incluidos, entre otros, obras literarias, fotografías, programas y vídeos de televisión, grabaciones de sonido, diseños, bases de datos, marcas registradas y patentes.

GWR también es totalmente consciente del daño que se puede causar cuando se infringe la PI o se usa de forma inapropiada. Las infracciones de propiedad intelectual incluyen, entre otras, la publicación, distribución o exhibición de material con derechos de autor o marcas registradas sin permiso o licencia, así como la creación y distribución de copias no autorizadas de propiedad intelectual, tanto físicas como digitales.

Por tanto, esperamos que los Socios comerciales respeten y protejan todos los tipos de propiedad intelectual, sin importar que pertenezca a GWR o a terceros.

Para GWR, respetar la PI significa, en concreto:

• tratar la PI de terceros como si fuese propia;
• obtener autorización por escrito antes de su uso; y
• respetar la aplicación limitada de los conceptos de uso y trato justo.

3.9 Conflictos de interés

A efectos del Código, un conflicto potencial de intereses ocurre cuando los intereses externos de un empleado de un Socio comercial (por ejemplo, sus intereses financieros o personales) interfieren con los intereses de GWR o las obligaciones laborales del empleado. Por ejemplo, puede darse un conflicto de intereses cuando el empleado de un Socio comercial es capaz de influir en una decisión que puede provocar un beneficio personal para él mismo o un familiar suyo debido a los tratos comerciales que mantiene con GWR.

Los Socios comerciales que se vean afectados por un conflicto de intereses potencial o real en sus actividades relacionadas con GWR están obligados a comunicarlo y resolverlo lo antes posible.

3.10 Confidencialidad e información empresarial

GWR se compromete a mantener la confidencialidad e integridad de todos sus activos de información comercial para conservar su competitividad, liquidez, rentabilidad, cumplimiento legal, normativo y contractual, así como su reputación comercial.

La información confidencial de GWR es información delicada o secreta dentro de la organización y está destinada exclusivamente para uso comercial de aquellos que necesiten conocerla. La pulgación no autorizada de dicha información podría causar un daño importante, incluidos la responsabilidad legal o financiera y el daño a la reputación de GWR y sus Socios comerciales.

Los Socios comerciales deben asegurarse de que la información y los datos confidenciales se almacenen de forma segura, de que solo se facilite la información a personas autorizadas y de que solo se usa con fines comerciales previamente acordados.

La pulgación no autorizada de información confidencial sobre GWR o sus Socios comerciales a terceros, como medios de comunicación o la competencia, constituirá un incumplimiento del Código.

4. Estándares medioambientales

GWR se compromete a garantizar un suministro ético y responsable de sus materiales relacionados con sus productos. Por ejemplo, el 100 % de los dos millones de libros de GWR producidos en 2020 fueron acreditados por el Programa para el Reconocimiento de Certificación Forestal (PEFC). Además, los libros de GWR son reciclables al 98 % y contienen papel acreditado por el PEFC procedente de Finlandia. Los demás productos de papel (álbumes ilustrados, guardas y portadas) están impresos con tintas de origen vegetal y embalados en cajas de cartón acreditadas por el Consejo de Administración Forestal (FSC).

GWR también se ha comprometido a largo plazo a mejorar en general la sostenibilidad de toda su cadena de suministro, desde sus plantas papeleras hasta sus imprentas y distribuidores, además del transporte que enlaza cada parte de la cadena.

Los Socios comerciales deben compartir las inquietudes medioambientales de GWR y su compromiso para mejorar los estándares medioambientales y, como mínimo, cumplir con las leyes y normas medioambientales aplicables a nivel local y cualquier otro estándar medioambiental que GWR pueda notificar por escrito.

Los Socios comerciales aceptan que el uso responsable de los recursos naturales, la reducción de residuos, el aumento del reciclaje y el uso de productos ecológicos de fuentes sostenibles son partes importantes de una responsabilidad compartida hacia el medioambiente.

5. Aplicación

5.1 Observación del Código

Como parte de su relación contractual con GWR, los Socios comerciales deben garantizar la observación y aplicación del Código.

Los Socios comerciales también deben garantizar que los empleados que realicen actividades para GWR también cumplan con las disposiciones del Código.

5.2 Cumplimiento de la cadena de suministro

Los Socios comerciales deben adoptar sistemas eficaces para la aplicación de las disposiciones del Código por parte de los socios comerciales que ellos mismos designen dentro del ámbito de sus actividades para GWR, así como para la supervisión y documentación del cumplimiento de sus disposiciones a satisfacción de GWR.

5.3 Incumplimientos del Código

El Código es una parte integrante de todos los acuerdos contractuales con GWR.

Si GWR considera que un Socio comercial no cumple con el Código, el Socio comercial debe tomar todas las medidas apropiadas que le solicite GWR para solucionar cualquier cuestión que sea motivo de preocupación, incluido el apoyo a cualquier investigación que realice GWR o sus representantes designados.

En caso de que no se subsanen dichas cuestiones en un plazo razonable, GWR podrá tomar medidas adicionales, incluida la resolución del contrato.

GWR se reserva el derecho de resolver el contrato si, según su opinión razonable, los Socios comerciales no consiguen demostrar a satisfacción de GWR:

• una intención genuina de trabajar para cumplir con todas las disposiciones del Código dentro de un plazo razonable; o
• una apertura y transparencia suficientes para permitir una verificación sólida de sus prácticas laborales.

6. Comunicación de infracciones

En caso de que los Socios comerciales tengan alguna duda sobre cualquier parte del Código, les rogamos que se pongan en contacto con su contacto comercial de GWR.

Se debe informar de cualquier sospecha de incumplimiento del Código al Equipo de Administración de GWR, que incluye a los directores de los departamentos financiero, legal, de operaciones y de personas y cultura.

Equipo de Administración de GWR:

Dirección postal:

Guinness World Records Limited

Ground Floor, The Rookery

2 Dyott Street

London, WC1A 1DE